【經營管理】4大祕訣讓你成為簡報高手

簡報時如何破除尷尬不冷場？

撰寫簡報草稿時必須取法自然、順應自然。草稿這兩個字常會讓人產生疑慮，以為只是背誦預先寫好的稿子，而無自由發揮的空間。然而，事先規劃簡報的內容與用語非常重要，因為簡報若要發揮影響力，就一定得去蕪存菁。

 

有些朋友常常在接到邀請演講或做簡報時，會請我提供意見。我通常能感受到他們的疑慮，而我的回答是：「你不知道自己要說什麼，對不對？」他們的回答總是：「不是！我很忙，我真的沒時間事前演練，而且我是在搭火車的空檔寫了簡報內容。」除非你的運氣旺到不行，要不然缺少準備的下場會很難堪。

 

如果有所謂成功的簡報祕訣，那就是：「要知道自己要說什麼。」這是再明顯不過了，可是有太多人就是一頭霧水，完全不知道該從何開口。部分問題在於， 他們看那些頂級的脫口秀諧星康納利（Billy Connolly）、依查得（Eddie Izzard）、威廉斯（Robin Williams）的表演，看起來真的像是隨時編、隨時講的即興演出。事實上，如果注意看他們幾位的夜間表演就會發現，他們所表演的內容相當類似，有時也有明顯的錯誤。如果真的讓他們來一段現場即興表演，也是因為他們是天才，或是已經有了很多表演內容的架構，能跳脫出原先所預定的橋段，因為他們有自信能輕易地回到原先的設定。

 

請切記，經驗豐富的諧星通常都備有一堆即興表演的戲碼，所以能超乎你的想像，非常沉穩地站在舞台上。對簡報者而言，事前在簡報架構下功夫，簡報的節奏、要強調的重點，以及巧妙的暗示都將讓結果迥然不同。偶爾上台做簡報的人，所遇到的困境在於他們不知道上述的祕訣，他們總認為自己能說、能搞笑，甚至自欺地以為，即興表演可以讓別人認為他是可信且真誠的。更糟的是，他們自以為能享受挑戰的滋味，還對自己的即興表演自吹自擂。我要再次重申，成功的簡報祕訣就是：要知道自己要說什麼。成功的根源就是做到簡潔、自信和平實的表達。

 

慎重規劃你要說的內容還有另一個好理由。許多人發現，很難知道何時、如何做好簡報的結尾。他們擔心演講時太過緊張，但一旦簡報開始時，就會繼續講下去，而且幾乎還會超過時間，最後變成漫談外，結尾時很可能會相當突然地戛然而止。事實上，做結論需要一個審慎的架構，這牽涉到如何吸引觀眾的注意力，必須經過長期練習才能成功。

 

祕訣2.撰寫時要大聲唸出所寫的文字

 

想採用簡報的方式清楚說明某件事會有壓力，因為要吸引觀眾注意他們不了解的東西很困難，所以簡報的用字遣詞要簡單明瞭。在撰寫簡報時必須大聲唸出來，才能達到用字精練明確，且保有口語的通俗性。儘管現在電子郵件和網路的語言已經改變書寫方式，但在書寫過程時仍然保有這些語句，譬如：「在下文中」、「前面提到的」。這些雖然都適合做為簡報的語言，卻很少出現在日常對話中，所以會讓觀眾感到不自然。

 

《白宮風雲》（The West Wing）影集的傳奇編劇索金（Aaron Sorkin），就大力主張在撰寫時要大聲唸出所寫的文字。他說：「我在寫劇本時會站起來朗誦。」這也許能說明為什麼《白宮風雲》裡的許多場景，是主角沿著走廊走路時交談的畫面。將所寫的文字大聲唸出來，能幫助你找出那些特別拗口的詞句。我最近在一場簡報中放進一段沒有大聲唸出來的文字，當我準備說出「不一致」這個詞時，嘴巴就是唸不出來，雖然大腦已經將這個詞送到嘴邊，但我知道不應該再使用它了。

 

撰寫時大聲朗誦還有其他好處──避免誤用錯別字。當處在壓力下，大腦和嘴巴沒辦法維持協調，心裡想說的往往詞不達意。英國廣播公司有位老練的主播，在介紹文化大臣杭特（Jeremy Hunt）時就曾說錯話。如果你能為一個難字找到另外一個替代字，就能解除潛在的炸彈。使用容易說、容易了解的語言，能讓觀眾輕易地將你提供的訊息傳遞給別人。

 

祕訣3.掌握影響觀眾的用語

 

備受推崇的魔術理論專家歐茲（Darwin Ortiz）曾說：「觀眾很容易被搞糊塗，但不容易被騙。」觀眾可以立即看出其中的異狀，卻無法了解簡單的指示指的究竟是什麼。當觀眾被邀請上台協助魔術師時，原本混淆的思緒可能因緊張而更加嚴重。魔術師的最高原則就是用語簡潔不矛盾，如果觀眾了解魔術表演的進程，就願意協助你完成表演。

 

是以撰寫簡報時要考慮觀眾的感受，不用拘泥文法結構，且要將最重要的詞彙放在句子的最前面。此外，要常常使用能振奮觀眾的積極字眼，並讓觀眾感受到他們被你包括在內，才會專注於你的簡報內容。最佳的簡報能產生「字中有畫」的效果，這樣的語言更有效率，你的觀眾能夠「看到」和「聽到」你所說的內容。有個例子是某位接受我的簡報訓練的公關主管，他拿了一張榮獲《金融時報》（Financial Times）報導的剪報當作投影片內容，簡報時他說：「這是一張獲得世界盃的報導照片。」因此，這則剪報就從一張普通的新聞資料，轉變為擁有狂歡氣氛的感覺。

 

強而有力的字眼會增強影響力，所以要避免使用柔弱的字眼，譬如：可能、希望、打算、試著，這些都是柔弱的字眼，不要出現在簡報中。一位行銷主管聲稱：「我正在試著開發新產品」，於是我問他：「你的『試著』是什麼意思？」他說，因為一切都還沒開始。我說：「我希望聽到的是，你正積極地從事新產品的開發。」「試著」（trying）這個字眼暗喻可能會失敗。

 

大多數的用字都可以強化影響力，只要做簡報前多費點心思。好比如果我們遇到「問題」，最好改口說正在接受「挑戰」，因為聽者會讚美你的勇氣。如果你說某些事自己「可以處理」，倒不如說「可以達成」。這種強而有力的原則，也能運用到表達某事的「程度」，譬如，與其使用「至少」，不如使用「更多」或是「超過」都更好。

 

使用「力道強勁」的字眼，是區分簡報和單純日常交談的重要因素。簡報的風格最根本之處在於需要升高一兩個音符，使表達來得更清楚、具體、直截了當。但要切記，每個字彙的力道強度會隨著時代的推移而變化。我曾經認為「挑戰」比「問題」這個字彙的力道強勁，可是金融圈的朋友告訴我，由於景氣嚴重衰退，因此「挑戰」這個字眼成為陳腔濫調。此外，有些人不懂如何使用押韻的句子，其實若巧妙地運用，就能讓簡報更易於記憶。

 

 

祕訣4.不要用否定字

 

魔術師都會從觀眾的腦海中創造焦點，但如果他們對上台當助手的觀眾下達不清楚的指令，表演就會搞砸。若是魔術師用了否定句，譬如「不要移動一步」，傳達的焦點就會變成兩個。上台的那位觀眾首先會想到「移動」，接著又想到「不可以」，但若是下達「絕對靜止」這樣的指示就很明確。

 

否定句是很有趣的，因為聽到否定句時，必須先釐清思路才能確實了解。例如，你要求一個小朋友端飲料過來，你可能會說：「不要打翻了」，結果他們很可能還是會打翻，因為那個小朋友的腦海會先注意到「打翻」這個字眼，其次才是「不要」。如果是雙重否定句則會讓大腦更混淆。倫敦市長強森（Boris Johnson）由於使用多重否定語「我無法不同意你更多」，還曾獲得不知所云的滑稽模仿獎。

 

避免否定句的辦法就是盡可能轉換成正面說法，正面的敘述比較有效率，因為我們都是以正面和圖像式的方式在思考。譬如之前的例子：「不要打翻了」，改說：「拿好」。因為後者的敘述給了對方明確的執行指令，但前者除了否定之外，什麼都沒有。當然也有例外：

 

一. 以對比的句型表達想法。如美國前總統甘迺迪說：「不要問國家能為你做什麼，而要問你能為國家做什麼。」

二. 以客觀、信任的否定句鋪陳想法。譬如：「不要買，除非你真的需要。」

三. 使用否定句是最不具效率的表達方法，但有些否定句已經牢牢嵌進我們的語言，雖然所隱含的否定意義已經消失，但大家還是喜歡使用。譬如：「難以忘懷的」似乎比「值得記憶的」來得有力量。

 

學校是我所見過應避免使用否定句的最佳個案。我兒子的期中報告出現這樣的評語：「你很努力達到成果，而且組織力很好，沒有『不成功』的。」我的孩子看到評語後哭了，因為他看到「不成功」這個字眼。十一歲小朋友的腦中無法釐清真正的訊息，其實他的老師真正的意思是，這份期中報告做得很成功。因此避免使用否定字，才能順暢地傳遞正確的訊息。

 

分享給朋友 推文